人事評価システムはExcelで自作できる？生成AI・無料クラウドとの違いも比較

「人事評価システムを導入したいけれど、できるだけ費用はかけたくない」

「Excelなら、自社で人事評価システムを作れるのでは？」

「最近は生成AIを使ってシステムを作れると聞いたけれど、人事評価にも使える？」

このように、人事評価システムを自作してコストを抑えたいと考える企業もあるでしょう。

人事評価は、ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば自作できます。

現在は、ChatGPTなどの生成AIやAI開発支援ツールも利用できます。専門的な開発知識が十分になくても、以前より独自の業務システムを作りやすくなっています。

一方で、人事評価システムは「作れば終わり」ではありません。

評価項目の変更や計算式の修正、データ管理などが必要です。アクセス権限、バックアップ、不具合対応なども継続して行わなければなりません。

「費用を抑えたい」という理由だけで自作を検討しているなら、無料で利用できるクラウド型の人事評価システムも選択肢の一つです。

この記事では、Excelや生成AIで人事評価システムを自作する方法と注意点を解説します。

あわせて、無料クラウド・有料クラウドとの違いも比較します。

1 人事評価システムはExcelで自作できる？
2 Excelで人事評価システムを自作する方法
3 Excelで人事評価を自作するメリット
4 Excelで人事評価を自作する5つの注意点
5 生成AIを使えば人事評価システムも自作できる？
6 自作は本当に「無料」？見落としやすいコスト
7 Excel・生成AI・無料クラウド・有料クラウドを比較
8 Excel自作が向いている企業
9 生成AIによる独自開発が向いている企業
10 低コストで始めるなら、まず無料クラウドを検討する方法もある
11 無料クラウドから始めるメリット
12 人数・期間制限なしで使える「Quick人事評価」
13 自作する前に確認したい5つの質問
14 よくある質問
15 まとめ｜「自作できるか」ではなく「自作する必要があるか」で考えよう

人事評価システムはExcelで自作できる？

結論からいうと、人事評価システムはExcelで自作できます。

評価対象者、評価項目、評点、自己評価、上司評価、コメントなどをExcel上に設定します。

さらに、関数を使って点数を集計すれば、基本的な人事評価を行うことができます。

例えば、以下のような評価シートです。

評価項目	ウェイト	自己評価	上司評価	コメント
個人目標	40％	B	A	目標の達成状況
業務遂行	30％	A	B	業務品質・進捗
協調性	30％	B	B	チームへの貢献

S・A・B・C・Dなどの評価を5～1点に変換する方法もあります。

各項目のウェイトを掛け合わせれば、総合点を計算する仕組みも作れます。

評価人数が少なく、制度がシンプルであれば、Excelだけでも人事評価を運用することは可能です。

ただし、実際の人事評価では「評価シートを作る」以外にも、次のような作業が発生します。

従業員へ評価シートを配布する
自己評価を回収する
上司へ評価を依頼する
未提出者を確認する
評価結果を集計する
過去の評価結果を保存する
次回の評価シートを作成する

そのため、Excelで自作できるかだけで判断するのはおすすめできません。

その後の運用を無理なく続けられるかも確認することが大切です。

Excelで人事評価システムを自作する方法

Excelで人事評価を自作する場合、いきなり評価シートを作る必要はありません。

まずは、評価制度の基本を整理しましょう。

1．人事評価の目的を決める

最初に「何のために評価するのか」を決めます。

例えば、次のような目的があります。

従業員の成長を促したい
会社が求める行動を明確にしたい
目標達成度を評価したい
昇給や昇格の判断材料にしたい

評価の目的によって、必要な評価項目は変わります。

2．評価項目を決める

次に、何を評価するのかを決めます。

代表的なものには、次のような項目があります。

個人目標・MBO
業績目標
コンピテンシー
職種・役割別の評価
共通行動項目

評価項目を増やしすぎると、評価する側・される側の双方に負担がかかります。

実際に運用できる数に絞ることが重要です。

3．評価基準と評点を決める

「A」「B」「C」などの記号だけでは、評価者によって判断が変わる可能性があります。

そのため、評価ランクごとの判断基準を設定します。

例えば、以下のような形です。

S：期待を大きく上回った
A：期待を上回った
B：期待どおりだった
C：一部改善が必要
D：大幅な改善が必要

MBOなど数値化できる目標では、目標達成率を基準にする方法もあります。

4．Excelで評価シートを作成する

評価制度が決まったら、Excel上に入力欄を作ります。

最低限、次の項目を設定するとよいでしょう。

氏名
部署
評価期間
評価項目
評価基準
自己評価
上司評価
コメント
総合点

入力規則を使って、S～Dなどをプルダウンから選択できるようにする方法もあります。

入力方法を統一することで、入力ミスを抑えやすくなります。

人事評価シートの具体的な作り方やExcelテンプレートについて詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

▶ 人事評価シートをExcelで作成する方法・テンプレートについて詳しく見る

5．計算式を設定する

評点を自動計算したい場合は、Excel関数を設定します。

評価ランクを点数へ変換したり、項目ごとにウェイトを掛けたりすることで、総合点を算出できます。

ただし、計算式が複雑になるほどメンテナンスも難しくなります。

評価制度を変更した際には、計算式の修正が必要になる場合もあります。

6．評価の運用フローを決める

人事評価は、シートを作るだけでは運用できません。

例えば、次のような流れを決めておきます。

さらに、誰が、いつまでに、何をするのかも決めておきます。

運用ルールを明確にすることで、評価が形骸化するのを防ぎやすくなります。

Excelで人事評価を自作するメリット

導入コストを抑えられる

すでにExcelを利用している企業であれば、人事評価のためだけに新しいサービスを契約する必要がありません。

まず評価制度を試してみたい企業にとっては、始めやすい方法です。

評価項目を自由に変更できる

Excelなら、自社の制度に合わせて評価項目や配点を設定できます。

計算方法なども自由に変更できます。

評価制度を作り始めたばかりで、項目を頻繁に修正する場合にも対応しやすいでしょう。

使い慣れたツールで始められる

普段からExcelを使用している従業員であれば、新しいシステムの操作方法を一から覚える必要がありません。

人事評価を初めて導入する企業にとって、導入のハードルを下げられる点はメリットです。

Excelで人事評価を自作する5つの注意点

Excelは手軽な一方で、実際に評価を繰り返すと運用上の課題が見えてくることがあります。

1．評価シートの配布・回収が必要

従業員ごとにExcelファイルを作成する場合、評価のたびにファイルを配布・回収する必要があります。

評価対象者や評価者が増えるほど、提出状況を確認する作業も増えていきます。

2．最新版のファイル管理が必要

「人事評価_最終版.xlsx」「人事評価_最終版2.xlsx」のように複数のファイルが作られることがあります。

その結果、どれが最新なのか分からなくなる可能性があります。

評価制度を変更した際には、古い評価シートを使ってしまわないよう注意が必要です。

3．集計作業が発生する

従業員ごとにファイルを分けている場合、評価結果をまとめるための集計作業が必要です。

コピー＆ペーストや転記が増えると、入力ミスや集計ミスも発生しやすくなります。

4．担当者に属人化しやすい

関数やマクロを使って複雑な評価シートを作ると、作成した担当者にしか修正できない状態になりやすくなります。

担当者が異動・退職した際に、計算式の内容が分からなくなる可能性もあります。

5．人事情報の管理方法を決める必要がある

人事評価には、評価結果や上司のコメントなど機密性の高い情報が含まれます。

Excelを使うこと自体が危険というわけではありません。

ただし、保存場所やアクセス権限などの管理ルールは必要です。

メール送信やバックアップの方法についても決めておきましょう。

生成AIを使えば人事評価システムも自作できる？

近年は、Excel以外の方法でも人事評価システムを自作しやすくなっています。

ChatGPTなどの生成AIやAI開発支援ツールを利用する方法です。

例えばAIに、次のような要件を伝えてプログラム作成を支援してもらうことができます。

「社員が自己評価を入力し、上司が評価できるWebシステムを作りたい」

「S・A・B・C・D評価を点数化して総合評価を計算したい」

生成AIの進化によって、「自社でシステムを作る」という選択肢のハードルは以前より下がっています。

しかし、AIがコードを書いてくれることと、業務システムを安全に運用できることは別です。

生成AIで自作する場合に必要な仕組み

本格的な人事評価システムには、入力画面だけでなくさまざまな仕組みが必要です。

例えば、次のようなものがあります。

ログイン認証
従業員データの管理
データベース
評価者と被評価者の設定
閲覧権限
評価データの保存
バックアップ
セキュリティ対策
不具合対応
評価制度変更時の改修
システム更新への対応

生成AIを使えば、開発作業そのものを効率化できます。

しかし、システムの管理やトラブル対応を誰が行うのかは、自社で決める必要があります。

特に人事評価は、個人情報や処遇に関わるデータを扱います。

「AIで簡単に作れたから、そのまま本番運用する」という考え方には注意が必要です。

自作は本当に「無料」？見落としやすいコスト

Excelや生成AIによる自作を検討する理由の一つが、システム費用を抑えられることです。

しかし、ソフトウェアの利用料金だけで判断することはできません。

担当者の作業時間もコストとして考える必要があります。

例えば、自作では次のような作業が発生します。

評価制度を整理する
評価シートを設計する
計算式を作る
動作確認をする
従業員へ配布する
回収する
集計する
制度変更時に修正する
不具合を修正する
担当者変更時に引き継ぐ

生成AIを使って独自システムを開発した場合は、さらに保守作業が必要です。

セキュリティ管理なども自社で考えなければなりません。

つまり、「利用料金が0円」＝「運用コストも0円」とは限りません。

自作するか判断する際には、作成費用だけを見るのではなく、運用開始後の負担も確認しましょう。

メンテナンスにかかる時間まで含めて比較することが重要です。

Excel・生成AI・無料クラウド・有料クラウドを比較

現在、人事評価を低コストで始める方法は、大きく4つあります。

Excel自作、生成AI・独自開発、無料クラウド、有料クラウドを比較した人事評価システムの比較図

現在、人事評価を低コストで始める方法は、大きく4つあります。

比較項目	Excel自作	生成AI・独自開発	無料クラウド	有料クラウド
導入費用	抑えやすい	開発方法による	0円から	月額費用など
自由度	高い	非常に高い	サービスの設定範囲内	サービスの設定範囲内
評価シート作成	自社	自社	システム上で設定	システム上で設定
配布・回収	ファイル管理	システム化可能	システム上で管理	システム上で管理
集計	関数・手作業	自作	機能による	自動化機能が充実
進捗確認	手作業中心	自作	機能による	対応サービスが多い
保守	自社	自社	提供会社	提供会社
セキュリティ管理	自社運用	自社設計・管理	提供サービスの仕様による	提供サービスの仕様による
専門知識	Excel知識	開発・運用知識が必要	比較的少ない	比較的少ない

重要なのは、「どの方法が最も高機能か」ではありません。

自社が必要としている機能と、それを維持するための負担が釣り合っているかで判断することが大切です。

Excel自作が向いている企業

次のような場合は、Excelから始めてもよいでしょう。

評価人数が少ない
評価項目がシンプル
ファイル管理を無理なく行える
評価制度を試しながら作りたい
社内にExcelに詳しい担当者がいる

特に、評価制度そのものがまだ決まっていない場合は、Excelで一度形にしてみる方法があります。

実際に作ってみることで、必要な項目を整理しやすくなります。

生成AIによる独自開発が向いている企業

生成AIを活用した独自開発は、次のような企業に向いています。

自社独自の評価フローがある
他システムとの独自連携が必要
市販サービスでは対応できない要件がある
社内にシステムを管理できる担当者がいる

「システム利用料を払いたくない」という理由だけで独自開発する場合は注意が必要です。

開発後の保守負担まで含めて比較しましょう。

低コストで始めるなら、まず無料クラウドを検討する方法もある

人事評価システムを自作する主な目的が「費用を抑えたい」ということであれば、ゼロから作る必要があるか考えてみましょう。

現在は、初期費用や月額費用をかけずに利用できるクラウド型の人事評価システムもあります。

ここでは、このようなサービスを「無料クラウド」と呼びます。

無料クラウドを利用するメリットは、「無料だから」という理由だけではありません。

人事評価専用サービスには、評価運用を前提とした機能があらかじめ用意されています。

例えば、次のような機能です。

評価シートを作成する仕組み
自己評価・上司評価の入力
評価結果の保存
MBOなどの目標管理
コンピテンシー評価
評価の進捗確認

Excelの計算式をゼロから作る必要もありません。

独自システムを開発し、その後もメンテナンスを続ける必要も減らせます。

そのため、特別な独自要件がなく、目的が「低コストで人事評価を始めたい」ということであれば、まず無料クラウドを試す方法もあります。

なお、無料の人事評価システムでも、サービスによって条件は異なります。

利用人数、利用期間、機能、サポート範囲などを確認しましょう。

無料システムの種類や選び方を詳しく比較したい方は、以下の記事も参考にしてください。

▶ 無料の人事評価システムを比較｜無料プラン・無料トライアルの違いや選び方を詳しく見る

無料クラウドから始めるメリット

システムを自作する必要がない

Excelでは、評価シートの設計や計算式を自分で作る必要があります。

独自システムでは、画面やデータベース、権限なども設計しなければなりません。

人事評価専用クラウドには、運用に必要な基本的な仕組みが用意されています。

そのため、システムをゼロから構築する手間を減らせます。

メンテナンスを自社だけで抱えなくてよい

自作では、Excelの関数修正やシステムの不具合対応なども自社で行います。

クラウドサービスでは、システム自体の保守やアップデートをサービス提供会社が行います。

そのため、自社は評価制度の設定や実際の評価運用に集中しやすくなります。

人事評価の運用を前提に作られている

Excelは幅広い用途に使える汎用的なツールです。

一方、人事評価クラウドは最初から評価業務を想定して設計されています。

必要な仕組みをすべて自社で考えて作る必要がない点もメリットです。

初めて人事評価をシステム化する企業でも始めやすいでしょう。

人数・期間制限なしで使える「Quick人事評価」

低コストで人事評価を始めたい企業向けの選択肢の一つが、株式会社シーグリーンが提供する「Quick人事評価」です。

Quick人事評価の無料プランでは、次の機能を利用できます。

初期費用0円
月額費用0円
利用期間の制限なし
利用人数の制限なし
評価シートの作成・管理
MBO評価
コンピテンシー評価
評価項目の重みづけ
評価入力・記録
進捗確認
CSV出力

無料プランは、一定期間だけ使える「無料トライアル」ではありません。

無料範囲内で継続して利用できます。

そのため、次のような企業にも利用しやすいでしょう。

「Excelで自作しようと思っているが、ファイル管理や集計まで自分たちで行いたくない」

「いきなり有料の人事評価システムを契約するのは不安」

まず無料クラウドで実際に人事評価を運用し、その後に必要な機能を判断する方法があります。

▶ 初期費用・月額費用0円の「Quick人事評価」を詳しく見る

なお、通知、未提出者へのリマインド、締切管理などは有料プランの機能です。

電話・メールによるサポートや初期設定支援も有料プランで提供しています。

無料版ですべてを自動化できるわけではありません。

「どこまで無料でできるのか」を確認したうえで利用しましょう。

自作する前に確認したい5つの質問

人事評価システムを自作するか迷ったら、次の5つを確認してみましょう。

1．自社独自の機能が本当に必要ですか？

一般的なMBOやコンピテンシー評価であれば、既存の人事評価サービスで対応できる場合があります。

独自開発を始める前に、既存サービスで目的を達成できないか確認してみましょう。

2．自作したシステムを誰が管理しますか？

作った担当者が異動しても、運用できる状態にしておく必要があります。

Excelでも生成AIによる独自システムでも、特定の担当者に依存しすぎないことが重要です。

「作った人しか分からない」という状態では、継続運用が難しくなります。

3．制度変更時に自社で修正できますか？

評価制度は一度作って終わりではありません。

評価項目や評価フローが変更されることもあります。

そのたびに、Excelやシステム側の修正が必要になる可能性があります。

4．個人情報を安全に管理できますか？

評価結果、上司コメント、目標などは重要な人事情報です。

誰が閲覧できるのかを決めておく必要があります。

保存方法やバックアップなども含めて考えましょう。

5．自作する時間を人事評価の運用に使った方がよくありませんか？

人事評価で重要なのは、システムを作ることではありません。

評価基準を分かりやすくすることが重要です。

さらに、期中に進捗を確認し、1on1や評価面談を実施する必要があります。

こうした取り組みを、従業員の成長につなげることが人事評価の目的です。

システム構築やメンテナンスに時間を使いすぎると、本来の評価運用に手が回らなくなる可能性があります。

よくある質問

Q．人事評価システムはExcelだけでも作れますか？

はい。

評価項目、評点、自己評価、上司評価、コメントなどを設定すれば、基本的な人事評価シートを作成できます。

集計用の関数を設定すれば、点数の集計も可能です。

ただし、評価人数や評価者が増えるほど管理の負担も増えます。

ファイルの配布・回収、進捗確認、集計なども含めて判断することが大切です。

Excelで評価シートを作成する具体的な方法については、人事評価シートのExcel作成・テンプレートの記事も参考にしてください。

Q．ChatGPTを使えば人事評価システムを作れますか？

生成AIを利用して、画面や計算処理などのプログラム作成を支援してもらうことは可能です。

ただし、実際の業務システムでは開発以外の仕組みも必要です。

データベース、ログイン認証、権限管理、バックアップなども考えなければなりません。

セキュリティやシステムの保守も必要です。

Q．Excelと無料の人事評価システムではどちらがよいですか？

どちらが適しているかは、運用方法によります。

自由に評価シートを作りたい場合は、Excelが適していることがあります。

一方、ファイルの配布・回収や評価データの管理を減らしたい場合は、無料の人事評価システムも選択肢になります。

具体的な違いを比較したい場合は、無料の人事評価システム比較記事もあわせてご覧ください。

Q．無料の人事評価システムでも本格的に評価できますか？

利用できる範囲は、サービスによって異なります。

無料期間、人数制限、評価方法、データ保存などを確認しましょう。

CSV出力や通知、サポートなども比較すると安心です。

Quick人事評価では、MBO・コンピテンシー評価に対応しています。

評価シート作成、評価入力、進捗確認、CSV出力なども無料で利用できます。

まとめ｜「自作できるか」ではなく「自作する必要があるか」で考えよう

人事評価システムは、Excelでも自作できます。

生成AIの進化により、本格的な独自システムも以前より作りやすくなりました。

しかし、人事評価システムは一度作れば終わりではありません。

評価制度の変更やデータ管理が必要です。

権限設定、不具合対応、メンテナンスなども継続的に行わなければなりません。

そのため、システム選びでは、「自作できるか」だけでなく、「自社で自作し続ける必要があるのか」という視点も大切です。

特別な独自機能が必要なら、Excelや生成AIを活用した自作が適している場合があります。

一方、目的が「できるだけ費用をかけずに人事評価を始めたい」ということであれば、無料クラウドから始める方法もあります。

人事評価専用クラウドなら、必要な基本機能をゼロから作る必要がありません。

システム自体のメンテナンスも、自社だけで抱えずに済みます。

まず無料クラウドで評価を運用してみるのも一つの方法です。

その中で「通知が必要」「個別サポートがほしい」「より高度な分析をしたい」といった課題が出た段階で、有料機能や別システムを検討できます。

無料システムを比較してから検討したい方は、無料の人事評価システム比較記事をご覧ください。

すぐに無料クラウドを試したい方は、Quick人事評価の無料プランをご確認ください。

人事評価の本来の目的は、システムを作ることではありません。

評価基準を明確にし、1on1や評価面談を通じて従業員の成長と組織の目標達成につなげることです。

システム構築に使う時間と、評価制度を運用する時間を比較しましょう。

そのうえで、自社に合った方法を選ぶことが重要です。

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監修者情報

山本直司（やまもとただし）

株式会社シーグリーンHR事業部
評価制度構築チームマネジャー

これまでに100社以上の評価制度構築・見直しを担当し、特に100名以下の中小企業に適したシンプルで効果的な仕組みづくりを強みとしています。
構築にとどまらず運用支援まで一貫して行い、導入企業の9割以上が継続的に活用している実績があります。

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