人事評価制度の改善・構築に失敗しないために、意識すべき5つの内容があります。今回は5つのシリーズから、3つめの「評価は面談が大事」について解説します。
人事評価制度の結果に対し、「もっと評価されても良いのに」や「なぜこのような評価結果になったのか？」と不満をもつケースは、少なくありません。評価に対するギャップが生じると、従業員の不満につながります。ギャップの解消によって不満を取り除くには、進捗状況の面談が必要です。ここでは、人事評価制度の失敗を防ぐべく、面談が重要な理由や「面談で盛り込む内容」「面談の注意点」について解説します。
人事評価制度の改善構築に失敗しない5つの条件について、「①経営者の気持ちを伝える」「②シンプルでわかりやすい」については、以下の記事をご参照ください。
目次
人事評価制度の改善・構築に大切な5つの内容
人事評価制度の改善・構築には、以下5つの要素が必要です。
- ①経営者の気持ちを伝える
- ②シンプルでわかりやすい
- ③評価は面談が大事
- ④人事評価制度をPDCAで改善
- ⑤人事評価制度を報酬制度に反映する
今回の記事では、「③評価は面談が大事」について、詳しく解説します。
人事評価制度の改善・構築に「期中面談」が重要な理由
人事評価制度がうまくいかない理由の1つに、企業と従業員の間における「評価のギャップ」が挙げられます。ギャップは評価に対する不信感や不透明さにつながり、モチベーション低下の要因になるでしょう。
また人事評価制度に関する面談には、以下の3種類が挙げられます。
- 期首面談…はじめに実施する「目標設定」の面談
- 期中面談…進捗状況（従業員の状況や悩みなど）を確認する面談
- 期末面談…評価結果のフィードバックを伝える面談
人事評価制度のギャップを埋めるには、とくに「期中面談」が重要です。適切に期中面談を実施し、評価に関する理解が高まれば、ギャップの解消につながるでしょう。
期中面談で実施する内容
人事評価制度を行なう際に発生した「人事評価に対する認識のズレ」は、早い段階で適切に解消する必要があります。ズレの解消を目指すべく、期中面談で実施すると良い内容は、以下の通りです。
ギャップの大きさを把握する
現時点で、評価者と被評価者との間で「どれほどのギャップが存在するか」を把握します。
そのためには、評価者と被評価者の「現在における自己評価」を確認する必要があります。双方の評価点に差があるほど、人事評価のギャップが大きいと言えるでしょう。
現時点での評価点に関する説明
現時点における評価者が出した評価点について、被評価者に根拠を説明する必要があります。根拠を説明する際には、評価基準の把握が必須です。
評価基準を理解することで、被評価者は、今後どういった内容を意識すれば評価が高くなるかが理解できるでしょう。詳細な背景がわかれば、評価者や企業に対する信頼度もアップする傾向にあります。
評価結果を高めるためのアドバイス
評価に対するギャップの度合いや内容を把握したあとには、評価結果を高めるための方法をアドバイスすると良いでしょう。評価結果が高まれば、従業員のモチベーションがあがりますし、企業にとっても「目標達成に近づく」という利点があります。
期中面談が失敗する4つの理由
期中面談に失敗すると、人事評価制度を適切にすすめられないでしょう。期中面談が失敗する主な理由は、以下の通りです。
双方の認識がずれたまま話が進行している
期中面談で「双方の認識のズレ」が解消されないまま、評価を実施すれば、ずれた状態で評価結果を導くため従業員の不満につながります。たとえば、従業員としては「業務を適切にこなしているから自己評価は80点だ」と考えているとします。一方で上司は「与えられた業務をこなすのは当然のこと。プラスアルファの提案が必要だ。」と考えていれば、評価点を50点にするかもしれません。
双方の認識にズレが生じたまま評価を実施すれば、意図する評価結果が異なり、上司と部下の間に大きな溝を作る可能性があります。
期中観察ができていない
人事評価を成功させるには、従業員の「目標に対する進捗状況」といった期中観察が必要です。期中観察を実施し、日ごろから部下の行動を把握していなければ、期中面談を実施しても中身のある話はできないでしょう。
実りある期中面談を実施すべく、日ごろの期中観察は欠かせません。期中観察では、あとで内容を振り返れるよう、行動や実績を記録に残すことも大切です。
そもそも信頼関係ができていない
上司と部下の間において、そもそもの「信頼関係」が構築されていなければ、期中面談を実施しても失敗に終わる可能性があります。上司から部下に対し、日ごろからコミュニケーションを取っていなければ、面談を実施してもなかなか心を開いてくれません。
そのため、日常的な声掛けや定期的な1on1面談など、コミュニケーションを取れる環境づくりが大切です。従業員同士で「お互いの頑張りを称賛しあえる」ポイント制度などを活用するのも良いでしょう。
被評価者の存在を否定している
面談を行なう際に、良い部分のみではなく、悪い部分を伝えることも大切です。しかし、相手の人格まで否定する言い方をし、従業員の意欲を大きく低下させるケースも見受けられます。
～伝え方の例～
【良い例】
- 新規顧客の受注率が目標に達していないので、「新規」に向けた作戦を練りましょう
→できなかった部分のみに焦点を当てている
【悪い例】
- 新規顧客の受注率が目標に達していないのは、あなたの性格に問題がある
→指摘する部分が「あなたの性格」であり、相手の存在を否定する言い方になっている
被評価者の存在を否定する言い方をすると、言われた相手は「自分そのものを否定された」と思うため、面談もスムーズに実施できないでしょう。
期中面談で意識すべきポイント
期中面談を成功させるには、以下のポイントを意識することが大切です。
一方的に話さない
期中面談の目的は、評価に関するギャップの改善です。一方的に話をすすめてしまうと、ギャップの大きさが把握できず、期中面談を実施する本来の目的を果たせません。
期中面談では、相手の意見に耳を傾けながら、「ギャップの大きさ」や「評価制度への理解度」を把握する姿勢が大切です。
マイナス要素の伝え方
マイナス要素を伝える際には、対象となる行動のみにフォーカスします。対象となる行動に焦点をしぼって話をすれば、何に注意すべきかがわかるため、行動を起こしやすくなります。一方で、対象となる行動にとどまらず「相手の性格」や「思考」まで否定すると、自分の人格を否定された気持ちになり、やる気を低下させる恐れがあるでしょう。
適切な面談で人事評価制度を成功させよう
人事評価制度の成功には、上司と部下の「評価へのギャップ」を埋める必要があります。ギャップの改善には、期中面談が欠かせません。とはいえ、期中面談のやり方を間違えると、ギャップを改善するどころか、さらなる溝を作る可能性もあるでしょう。期中面談のやり方がわからないなど、自社での対応が難しい場合には、外部サービスを利用するのも1つの方法です。
人事評価構築パッケージは、人事評価システムとサポートが一帯になったサービスです。ギャップを埋める仕組みが搭載された人事評価システムを、一から構築できるのはもとより、安心の「運用1年サポート」もついています。面談もサポートするため、人事評価制度や面談に不安があっても安心です。
適切な面談で、人事評価制度を成功させたい場合には、株式会社シーグリーンの人事評価構築パッケージをご活用ください。
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