Excelは多くのビジネスシーンで使われており、使用していない企業は少ないと言い切れるほどポピュラーな表計算ソフトです。
しかし、通常業務でExcelを使うケースと同様に、人事評価もExcel管理で問題ないのでしょうか？
そこで当記事では「人事評価は脱Excel化が望ましいのか？」と悩む人にむけて、人事評価をシステム化する必要性、Excelとの違い、メリット、導入方法などを解説します。
Excel管理とシステム化で悩む場合には、ぜひお役立てください。
目次
人事評価のExcel管理とシステム化の違い
人事評価をExcel管理する場合とシステム化する場合を比較すると、どういった違いがあるのでしょうか？ここでは、4つの側面から違いを解説します。
料金面
多くの企業では、従業員が使用するパソコンにExcelをインストールしています。
そのため、人事評価でExcelを活用すると最初からインストールしてあるソフトを使うので、費用を抑えられます。
一方人事評価をシステム化すると、システム導入費や毎月のランニングコストなどが発生するでしょう。
とはいえ、「管理費」「セキュリティ対策費」「専門家が作成した仕組みを利用できる」などの利点を考えれば、企業の発展につながる投資だといえます。
システム化で「担当者が評価に費やす時間」を削減できれば、人件費の面でコストダウンにもなるでしょう。
セキュリティ
Excel管理の場合にも、パソコン自体にウイルス対策ソフトを導入しておけば「日常的な作業でウイルス感染する」といった不安は解消できます。
しかしウイルス対策ソフトでは、データ紛失や権限の細かい設定までは難しいでしょう。
つまり人事評価のExcel管理は、セキュリティ的に不十分だといえます。
一方システムを活用すれば、データ紛失をしてもバックアップ機能を活用したり、権限設定機能を使用すれば閲覧や編集権限を細分化できます。結局システムのほうが「担当者のミスから派生する」セキュリティ面への対策もできるため、安全度が高いといえます。
データの一元管理
Excelでの人事評価でデータの管理は、上書き保存をしながら内容を書き換えていきます。
とはいえ、複数名で同時に書き換えや作業はできず、誰かが作業をしている間は第三者によるデータ編集ができません。また、いつの間にか似たようなデータが複数に点在するケースも、しばしば見受けられます。
そのため、「誰がいつどういった上書きをしたか？」などの詳細も把握できず、データの一元管理が難しいでしょう。
一方システム化すると、複数人が同時に作業できます。
Excelのように異なる場所にデータが点在しないため、データの一元管理も容易に実現します。
人事評価をシステム化するメリット
人事評価をシステム化するメリットは、以下の通りです。
情報管理がしやすい
Excel管理だと、気づかずに複数の似たようなデータが点在するケースもあり、混乱を招くこともあるでしょう。
システム化すれば、評価に必要なデータはシステム内をチェックすればわかるため、管理がしやすくなります。
複数の担当者が同時に操作することも可能であり、人事評価のシステム化は、忙しい人事担当者や管理職にとって多くのメリットをもたらします。
評価に関する一連のプロセスが効率的
評価を適切に実行するには、「目標設定→実際の評価→フィードバック→分析・改善」といった一連の流れが必要です。
Excelを使用すると、それぞれのプロセスを各シートで管理するため、評価に関する一例の流れを実行すると複雑化します。
一方システム化された人事評価は、システム内で一連のプロセスを実行できるため、効率的な作業が可能です。担当者の作業量も減り、その分の時間を他の業務にあてられます。
結果をすぐにフィードバックできる
人事評価の結果は、すぐにフィードバックするのが望ましいです。
フィードバックがはやいと、従業員のモチベーションを高い状態に保ちやすくなるからです。
Excel管理だと、「複数人で作業ができない」や「別々のシートで管理する」といった背景から、従業員へのフィードバックが遅くなってしまいます。
一方システムであれば、迅速にプロセスをまわせるため、おのずとフィードバックも早くなります。
人事評価システムの導入方法
人事評価はExcel管理よりも、システム化の方がメリットが大きいとわかりました。ここでは、人事評価システムを導入する方法について、Stepにそって解説します。
Step1：人事評価システム導入の目的を明確化
まずは、人事評価システム導入の目的を明確化します。
なぜなら、目的によって選ぶべき人事評価システムが異なるからです。
とくにExcelで評価を実施している場合、Excel管理では実現できない「なんらかの問題」を改善すべく、システム化を考えているケースが多いでしょう。
また「定着率が低い」や「企業ビジョンが浸透しない」など、日頃から困っている問題ごともあるかもしれません。
システム化で実現したいことや、日頃から困っていることを照らし合わせると、導入目的が見えてくるでしょう。
Step2：必要な機能を整理
Step1で明確化した「人事評価システム導入の目的」にもとづき、必要な機能を整理します。
たとえば「日常業務が忙しいので、人事評価に関する作業をとにかくシンプルにしたい」が目的であれば、直感的に使える「どういった立場の人でも簡単に操作できるシステム」を選ぶとよいでしょう。
また「人数が増えてきたので、人事評価を通じて適材適所に配置したい」が目的であれば、スキルマップなどを活用し、各自のスキルや技術を可視化できるシステムが適します。
Step3：人事評価システムを選ぶ
自社にとって「必要な機能」を含む人事評価システムのなかから、最も適している人事評価システムを選びます。
その際には、以下のような内容をチェックするとよいでしょう。
- コスト面…費用対効果
- 使いやすさ…専門的な知識がなくても操作できる
- サポート体制…サポート体制の充実度
あらかじめ「無料デモンストレーション」を試せるシステムだと、本当に合うかを試してから判断できるのでオススメです。
人事評価のシステム化で業務効率アップを
人事評価をExcel管理している場合には、システム化することで業務効率がアップします。
忙しい人事担当者や管理職にとって、システム化のメリットは大きいでしょう。
また人事評価制度の業務効率化は、評価の新鮮さにもつながり、従業員のモチベーションアップが期待できます。
人事評価をシステム化するなら、人事評価システム「ヒョーカクラウド」がオススメです。シンプルで誰にでも操作しやすい点はもとより、人事評価に必要な機能が一式搭載されています。
サポート体制も充実し、導入後の不明点も解消できるので安心です。
いままで人事評価をExcel管理していた場合には、ヒョーカクラウドを活用してみませんか？無料デモンストレーションもぜひお試しください。
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