離職を未然に防ぐ方法3選！予兆を素早く検知し適切な取り組みを

職場の離職率が高いと、人手不足になり生産性が下がるのはもちろんのこと、採用担当者の採用業務増などのデメリットが想像されます。また離職率の高さは、職場のイメージダウンにもつながるでしょう。離職者が多いことに悩む場合には、離職の兆候を素早く察知し、未然に防ぐことが大切です。

そこで当記事では、従業員が見せる退職の予兆をはじめ、離職を未然に防ぐ方法などを解説します。離職率でお悩みの企業様は、ぜひ参考にしてください。

多くの従業員が見せる離職の兆候とは

従業員が「ある日突然退職した」と思った場合にも、実は退職の前から、離職の兆候を見せているケースが大半です。

まずは、多くの従業員が見せる「離職の兆候」について解説します。

周囲とコミュニケーションをとらなくなる

今までは周囲と一緒にお昼を食べたり、ミーティングで発言していた人が、周囲とコミュニケーションをとらなくなると要注意です。退職を考え出した人は、周囲との関わりを避ける傾向にあるからです。

コミュニケーションが減った心理的な背景として、以下の内容が挙げられます。

• 辞める会社の人と関わる時間を無駄と捉える
• 退職への罪悪感がある
• 心の整理をしたいので1人になりたい

しかし、体調不良やプライベートの悩みなどで、コミュニケーションをとらなくなる事例も見受けられます。コミュニケーションが減ったからといって、退職の予兆と決めつけるのではなく「同様の状態がつづいたか否か？」で判断すると良いでしょう。

遅刻・早退・欠勤などが増える

退職を考え、次の職場を探しだすと、遅刻・早退・欠勤などが増えることもあります。なぜなら、気になる企業との面接や、転職エージェントなどとの面談に時間を費やすからです。面接や面談は平日に実施することが多く、転職活動を開始すると、どこかで休まざるを得ないケースもあるでしょう。

また転職先を見つけていなくとも、退職したい従業員は、モチベーションダウンしているケースが大半です。そのため、気乗りしない日は、遅刻・早退・欠勤をすることがあります。

とはいえ、有給申請時に「理由を聞く行為」は危険です。違法やハラスメントに該当する可能性があるのはもとより、干渉してきた企業に対し、さらなるマイナス感情を抱く可能性があるからです。

積極的な行動や発言が減る

退職を考える社員は、積極的な行動や発言が減る傾向にあります。退職を考え出した人は、業務へのモチベーションが低下し、仕事への興味や情熱が消失していることも多いからです。興味を失った企業や仕事に対し、自発的な行動や発言が減るのは当然でしょう。なぜなら、企業や仕事に対し「（現状より）良い状態を目指そう」という思いがなくなるからです。

責任感のある人であれば、退職を決意した場合にも、与えられた業務は着実にこなします。しかし、新たな知識の習得や、自ら提案する機会は着実に減っていきます。

会議で発言するケースがあったにも関わらず、最近は「沈黙が多い」などという社員が存在すれば、気持ちが離職に傾いている可能性があるでしょう。

仕事の作業効率が低下した

退職を考え出すと、前述のとおり、モチベーション低下によって「行動や発言が消極的」になります。仕事に対し消極的になると、注意力が散漫になりやすく、生産性が低下しがちです。生産性が低下すれば、仕事に対する一定のクォリティ維持が難しくなり、商品やサービスの品質低下に直結します。

また、注意力散漫な状態で仕事をつづければ、ときに重大なミスが発生する可能性もあるでしょう。社内で収拾できるミスであればまだしも、外部に影響するミスが発生した場合には、イメージダウンや取引先減少などの事態も考えられます。

従業員のミスが多く、心がここにあらずな状態であれば、退職への意志が固まっている可能性もあるでしょう。

離職の兆候を素早く検知すべき理由

離職の兆候を検知したら、素早く対処する必要があります。

その理由は以下のとおりです。

離職の兆候はどんどん悪化する

離職の兆候が見えても、放置していれば、兆候が回復することは滅多にありません。放置すれば、離職への気持ちが加速し、最終的には退職してしまうでしょう。

しかし、「兆候の段階」で適切な対処をすれば、離職で沈んだ気持ちを回復させることも可能です。そのため、一刻も早く離職の兆候に気づき、然るべき対処をする必要があります。

周囲のモチベーションダウンにも影響する

マイナスな気持ちで離職する人がいると、それを見ていた周囲のモチベーションも下がることがあります。つまり、1人の「離職の兆候」に対処しなかった結果、その人はもちろんのこと、周囲の人も負の影響を受けることがあるのです。影響された従業員が、退職しなかったとしても、意欲が低いまま業務を行なえば良い仕事はできません。

そのため、誰か1人でも「離職の兆候」を察知したら、すぐに対処すべきだといえます。

離職者対応と採用業務に追われる

離職の兆候を見過ごし、結果的に退職者が増えれば、退職者への諸々の手続きはもちろんのこと、新たな人材の採用業務に追われます。採用担当者は、採用業務だけを行なうのではないため、ほかの業務を滞らせてしまう可能性があるでしょう。業務の滞りは、関係者に負担をかけ、新たな人物へのモチベーション低下を招きがちです。

離職者対応と採用業務に追われ、ほかの業務や他者に悪い影響を与えないためにも、離職の兆候を素早く察知すべきです。

離職防止に必須な3つの方法

つづいて、離職防止に必須な3つの方法を紹介します。

離職者に悩む場合には、日常的に以下の方法を実施すると良いでしょう。

日常的にコミュニケーションをとる

従業員と日常的にコミュニケーションをとっていれば、離職の兆候が見られた際に、初期段階で気づけます。離職の兆候があれば、時期が早ければ早いほど、対処法をとった場合の効果も高まるでしょう。

また日常的にコミュニケーションを意識していれば、従業員の悩みにもいち早く気づけるため、離職の兆候が見える前に解消できる可能性もあります。また1on1面談を実施し、同じ目標に対する話をしても、コミュニケーションにつながります。1on1では、人事評価制度の個人目標設定や、目標達成度の振り返りなどを実施するとよいでしょう。

職場環境の整備

職場環境の悪さは、モチベーション低下に直結します。評価制度・人間関係・待遇といった「職場環境」が整うほど、従業員の安心感・信頼感につながり、モチベーション低下も防げます。

そのため、職場環境に問題がないかをチェックしてみることも大切です。実際に、従業員に対して「職場環境に対するアンケート」を実施しても良いでしょう。

モチベーションが高められる人事評価制度を用意

前述で、離職を未然に防ぐ方法として、職場環境の整備を紹介しました。職場環境の整備をどこから進めて良いかわからない人は、人事評価制度の用意・整備からはじめると良いでしょう。なぜなら、適切な人事評価制度を用意できれば、「良好な人間関係の維持」や「適切な待遇の用意」につながるからです。良好な人間関係や適切な待遇に直結する評価制度は、従業員のモチベーションを高められます。モチベーションが高まれば、離職したい思いを抑制できるでしょう。

手遅れになる前に離職の兆候に気づくことが明暗をわける

社員に離職の兆候があったとしても、初期の段階では「少し元気がないかな？」程度にしか考えないことがほとんどです。

実際に企業担当者が「離職の兆候」を自覚するときには、他社への入社が決まっていたり、退職がゆるぎないものになっている段階が多いでしょう。企業担当者が「あの社員、離職しそう」と思ったときには、手遅れなケースも多々見受けられます。

つまり、退職の意志が固まるデッドラインの前に、離職の兆候に気づくことが大切です。

早い段階で離職の兆候に気づくには、従業員満足度アンケートを取りながら、前回と今回の差異を比較するとよいでしょう。差異が発生した場合、モチベーションダウンの予兆になります。

初期段階で離職の兆候を発見するには

初期段階で離職の兆候を発見すれば、離職の連鎖を止めることにつながります。初期段階で離職の兆候を発見するには、常にコミュニケーションをとりながら、職場環境や評価制度などを整備することが大切です。

とはいえ、それでも離職の兆候を見逃すこともあるでしょう。

離職の兆候を早い段階で発見したければ、パルスサーベイ機能を搭載した人事評価システム「ヒョーカクラウド」がオススメです。パルスサーベイ機能とは、従業員の満足度や心境を可視化できる調査です。調査結果をスプレッドシートに連携すれば、前回との差異から、離職の兆候がある社員に対し「アラート」で知らせてくれます。離職の兆候もわかる人事評価システム「ヒョーカクラウド」で、従業員の意欲向上を目指しながらトータル的な人材管理をしましょう。

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