「人事評価」は
勤務管理から
成果管理へ

非常に工数が掛かっていた年に２回のExcelシート管理

今までの人事評価はExcelシートでの運用だったため、【評価シート作成→シートの送付→提出の督促→結果集約→フィードバック】と いった各フローを人事担当者が、評価者・被評価者それぞれに個別で確認しながら作業を行っており、 これらの人事評価の業務に対して年間で５０時間ほど費やしていました。人事評価クラウド 「ヒョーカクラウド」導入後は、アナログで行っていた作業がすべてクラウド内で完結できるようになりました。

例えば、評価者・被評価者の通知がシステム上で出来る為、現在、誰がどの評価フェーズにいるか一目瞭然となり、 評価の結果は必要項目を入力するだけで自動的に評点が計算されるので集計を行うことも必要なくなり手間が省けました。

業務内容は変えずにシステム導入で業務効率が上がったことで、人事評価に使っていた時間を他の業務時間に活用できるようになりました。 具体的な数値を上げると、以前は年間でトータル５０時間ほど評価の作業に時間を費やしていたところ、 導入後は３１．５時間もの作業時間の削減されました。操作性なども非常にシンプルなので、 導入を決めた後に使い方などの社内周知もしやすく評価者・被評価者ともにストレスを感じることなくスムーズに導入していくことが出来ました。

人事評価の質をより高める「評価ポイント」も導入予定

2019年度より、賞与査定の取り組みに関しても再検討しているので「評価ポイント」を追加で活用予定です。成果や行動の見える化をシンプルに行い、目標達成した社員へ会社側からポイントという形で評価を行い、がんばっている行動や成果をグラフ表示し、 いつでもどこでも見られるようにしていく予定です。成果配分を表出ししていき、 全社員で原資を積極的に取りに行けて社員のモチベーションアップになるような環境を作っていきます。

お客様へのサービス内容とクオリティー向上

評価ポイントの実際の項目の内容に「サービス後、別サービスの提案を行い御見積を取る」といった売上に直結する項目や、「お客様とＬＩＮＥで繋がる」の様に顧客満足度を高めて、お客様と濃い関係を気付いていける評価項目を選定しております。

その結果、売上予算を達成するスタッフが多くなり、会社としても売上が昨年対比で１．２倍まで伸びました。人員の関係で現在は案件をセーブしなければならない程になってしまっており、確実にお客様へのサービス内容とクオリティーが上がってきています。

今後はマネジメントスキル育成にも活用していきたい

人事評価システム「評価ポイント」の効果に関しては、この３か月間で大きく実感できたので、今後に関してはマネージャーの役割に関しても評価の項目化をしていき、マネジメントスキルの育成にもつなげて行きたいです。

今までは社歴順などでマネージャーへ昇格して、プレイングマネージャーという立場上、なかなかマネジメントまで手が回らない状態だったので、評価の項目化をしていくことで、これからはマネージャーにはしっかりとマネジメント業務もこなしていってほしいと考えています。ヒョーカクラウドの活用も視野に来年度から人事評価を更に厚いものに再構築していく予定です。

若いアルバイトスタッフがゲーム感覚で楽しみながらポイント獲得

広島県内で飲食店６店舗を展開している株式会社ＨＡＳ様では、１１６名いる従業員の多くは２０代を中心とした若いアルバイトスタッフです。社内イベントなどを通じて、店舗間や社員とアルバイトスタッフとの交流は活発に行われていますが、明確な評価制度の運用はしていませんでした。 ＣＳ向上のためにはＥＳの向上が不可欠で、それが業績アップに繋がると考えた平井社長は、"ポイントを使って楽しみながら仕事をする""行動評価をリアルタイムで見える化！"できる事から人事評価システム「評価ポイント」の導入を決めました。

スタッフがシフトに貢献する行動を取るように

雨の日出勤や土日勤務、バリューと呼ばれるプラスアルファの行動を取ることでポイントを獲得します。獲得したポイントは、毎日LINEグループに送られて共有されます。今は煩雑になるのを懸念し称賛し合うスタンプは禁止されていますが、今後は全店共通グループを作り、各店のポイント獲得状況の共有と称賛を行う予定です。 評価ポイントを始めるにあたってスタッフは、貯まったポイントはどんな使い方ができるのか興味津々で、まだ何に使えるか公示する前から楽しみにしていました。スタッフの意見を参考に、社内の飲食や海釣り・ウェイクボードに連れていってもらう券などで利用できるようにしています。 導入から数ヶ月で、雨の日出勤・土日出勤・繁忙期の協力や皆勤賞などシフト貢献が増え、スタッフの行動に変化が現れています。 今のところスタッフの離職防止の数字には現れていませんが、この取り組みを続けていく事で１年後、２年後にはハッキリ効果が出てくると担当者も期待をよせています。

大切なのはシステムではなく、どう社内を盛り上げて運用するか

導入前には事前にスタッフに対して人事評価システム「評価ポイント」運用の構想を話し、どう思うかをヒアリングしました。スタッフからは是非やりましょうと返答があったと言います。 その後、人事評価システム「評価ポイント」を“ＨＡＳポイント”と命名し、社内で貯めて使える事を事務所内のポスターで訴求し始めました。ポスターデザインも大変ユニークですが、これを見たスタッフは「どんな事が始まるんだろう？」とワクワクしていたと言います。 導入時には社長自ら各店を回ってキックオフを行い、会社としてスタッフに対して“何を求めて”、“何を与えて”いくかを共有しました。 こういった日頃のコミュニケーションがあったからこそ、導入初月からの積極的なポイント獲得の動きに繋がったと分析しています。人事評価システムを入れて満足するのではなく、社内が一丸となってどう盛り上げていくか、運用面こそが大切だと考えています。

人事評価システム「評価ポイント」を導入するきっかけ

人事評価システム「評価ポイント」導入のきっかけは、従業員がシフト通りの出勤をしなかったり、離職の問題にも常に頭を悩ましていました。それだけではなく業務の面でも、2人で行うことのできる仕事を3人でこなしていたり、挨拶や強化商品のお声がけなども積極的に行うことができておらず、受け身の接客になってしまっていることがあるので、従業員がやりがいをもって働いてもらえるように改善したいと考えていました。また、店長のスキルについても、コスト管理やアルバイトの教育などしっかりとできるようにレールを敷いて、より良い店舗にしていきたいと考えていました。他社の人事評価システムの提案も受けていましたが、導入までに半年ほどかかってしまったり、コスト面でも中小企業にはとても大きな負担となり、導入しても効果が出ると感じられる人事評価システムは少なくコンビニでの人事評価には適していないように感じていました。シーグリーンの人事評価システム「評価ポイント」は、簡単で分かりやすく、すぐに導入でき、コスト面も安価で、実際の成果に繋がりやすいと感じ導入を決めました。

シフト作成の指標・タレントマネジメントに活用

店長や時間帯責任者は、従業員それぞれの得意な業務（接客や事務作業、クリンネスなど）が獲得したポイントで明確にわかるので、シフト作成時の指標に活用し、適材適所で個を活かせるようになりました。人事評価システム「評価ポイント」は過去のポイント獲得の履歴が見れる為、評価項目の発注のポイントが伸びている人もいたり、シフトの部分でしっかりポイントを取っている人もおり、個人個人の仕事のできる幅が一目瞭然となり、不得意の部分＝伸びしろということが分かります。

何をすれば良いか明確になって良かったと現場の声

人事評価システム「評価ポイント」があることによって、評価項目があるので何をすれば良いかが明確にわかり良かったと現場の声もあがっています。店舗同士でお互いの獲得ポイント数を機に掛けており、業務の質を高め合う良いサイクルになっています。

スタート直後から効果が明確に！

１月から売掛期間を短くするように朝礼や会議の場で伝えていましたがなかなか変化はありませんでした。しかし、これは会社の大きな課題であり改善が急務でした。そこで４月からスタートした人事評価システム「評価ポイント」に項目「支払回数３回以内」をいれました。本当に驚くほどスタート直後から次々と、この回数以内で販売をするようになりました。 スタッフに聞くと、「意識して心がけるようになった」とのことでした。今まで口頭で何回も言ってきたことが、人事評価システム「評価ポイント」の仕組みであっさり解決できました。今では２ヵ月に１度は項目を見直して、会社が徹底してほしい事を項目にいれています。先月追加した項目「契約書返送」もしっかりと習慣化されて改善されています。

項目やインセンティブを自由に変更できる点がとても使いやすい！！

人事評価システム「評価ポイント」は最初に決めた運用方法に縛られず、会社の課題点によっては運用方法や項目を変更することが可能です。 スタッフ達も、新しく追加された項目を優先して行動するようになってきたそうです。スタッフからは、会社が道しるべを作ってくれるので取り組みやすい、との声が多数ありました。 また、インセンティブについても指定がなく、企業で自由に決められるところもポイントです。当初はリバースライフ様の自社商品と交換したいとの声があったことから、ポイントで交換できるようにしておられましたが、運用するうちに大体の付与数が把握できた為、８月から現金支給に切り替えられました。すると、さらに積極的にポイント獲得に取り組むようになり、社内が活気づいています！

考える習慣ができている！

営業販売の業務なので売り上げばかりを考えているスタッフが多かったのですが、人事評価システム「評価ポイント」を導入してからは、項目に沿った販売方法や強化商品の集中販売などで成果をあげています。 嬉しく思うのは、お客様からの手紙をもらえるように接客向上を図るスタッフや、商品の発送の際に「スタッフ紹介チラシ」を社内提案し、即、採用になるなど、個人で考える習慣が身についています。 今までのスタッフ教育とは違った仕組みでスキルアップが図れています！